Une solution BDESE adaptée à votre organisation
Expert reconnu, alcuin sécurise le dialogue social
Informer et prévoir, telles sont les nouvelles obligations imposées par la loi à toutes les organisations de plus de 50 salariés. Comment ? Par la mise en place d’une base de données économiques, sociales et environnementales destinée à renforcer l’information des représentants du personnel.
Nous vous proposons une solution BDESE clé-en-mains, 100 % digitalisée et sécurisée déjà adoptée par plus de 200 organisations. Avec notre application en ligne (SaaS), vous vous connectez à tout moment et depuis n’importe où. Il n’y a rien de plus simple pour se lancer.

Les points forts de notre solution BDESE
Les profils
Profil consultation
Profil gestionnaire
Profil administrateur
Cible : les instances représentatives du personnel (IRP) et les experts.
Cible : toute personne en charge de saisir ou de modifier les données (Responsable RH, Responsable financier, …).
Cible : l’administrateur de l’application, en charge de gérer les comptes et l’application.
Droits associés : accès à tous les indicateurs, uniquement en mode consultation ; possibilité d’autoriser l’accès aux fichiers joints des indicateurs.
Droits associés : accès en mode saisie à tous les indicateurs ; possibilité de joindre des fichiers.
Droits associés : accès permettant d’administrer les accès par établissement et de personnaliser l’application.
Fonctionnalités
Respectez la loi sans paramétrage
Les informations requises sont classées en rubriques qui reprennent l’ensemble des thèmes et indicateurs définis dans le décret :
– Investissement : social, matériel, immatériel, environnement,
– Fonds propres, endettement et impôts,
– Rémunération salariale,
– Activités sociales et culturelles,
– Rémunération des financeurs,
– Flux financiers à destination de l’entreprise,
– Sous-traitance,
– Transferts commerciaux et financiers.


Gérez les mandats et l’accès aux données
– Définissez les types de mandats et suivez leur attribution aux utilisateur avec les dates de début et de fin,
– Spécifiez les accès aux entités de votre organisation,
– Choisissez les données visibles et téléchargeables par entité,
– Paramétrez l’accès aux documents par mandat et par entité,
– Attribuez des profils d’utilisateurs.
Filtrez les informations en quelques clics
Gagnez du temps en retrouvant plus facilement vos données en filtrant les listes comme dans Excel et en enregistrant vos listes personnelles
– Trouvez rapidement une structure organisationnelle,
– Cherchez les indicateurs d’une année,
– Retrouvez facilement un utilisateur,
– Combinez les filtres pour traiter une problématique particulière,
– Enregistrez des listes pour gagner du temps dans vos recherches courantes,
– Simplifiez la préparation de vos exports récurrents de données.


Affichez dynamiquement des représentations graphiques
Vos représentants du personnel ont la possibilité de visualiser graphiquement chaque indicateur afin de faciliter la lecture des informations présentes sur la BDESE. Vous avez la possibilité d’autoriser ou non cette visualisation.
Saisissez rapidement vos données
Dans une liste, modifiez rapidement les données et minimisez les erreurs de saisie.
– La liste est directement accessible en mode édition,
– Chaque modification est sauvegardée automatiquement et une vérification est faite instantanément pour prévenir les erreurs de saisie,
– Les fonctionnalités de filtre, d’ajout de colonne sont disponibles en permanence,
– Les données modifiables manuellement le sont aussi par le biais d’import Excel ou CSV.


Ajoutez directement des documents
Attachez vos documents consolidés à plusieurs sous-domaines et soyez à jour sur les indicateurs légaux en quelques clics !
Communiquez des documents complémentaires à vos représentants du personnel (comptes rendus de réunion, ordre du jour, accords d’entreprise, etc.), quel que soit le format, sans limite de taille.
Alimentez automatiquement votre base
Gagnez du temps en injectant dans votre BDESE des données issues d’un outil tiers :
- Réalisez une extraction de vos outils (Paie, DSN…).
- Déposez les fichiers dans la BDESE.
- L’alimentation automatisée traite et importe l’ensemble de ces fichiers dans la BDESE sous forme de graphiques et de tableaux.


Suivez l’évolution de votre BDESE en temps réel
Tous vos gestionnaires peuvent voir par établissement le taux de remplissage des indicateurs légaux par domaine. Ceci permet de suivre la conformité d’une organisation face à un cadre légal changeant.
Planifiez vos séances avec les représentants du personnel
Profitez de notre outil de gestion des séances afin de planifier et d’archiver les séances. Mettez en place les réunions, stockez des fichiers (ordre du jour, recueil des avis) et rattachez les indicateurs qui seront mis à jour dynamiquement le jour de la séance.
Respectez les délais de prévenance obligatoires en concentrant les informations sur votre BDESE.


Personnalisez votre BDESE
La BDESE d’alcuin s’adapte à toutes les structures hiérarchiques, organisationnelles et juridiques. Un utilisateur a la possibilité de consulter / gérer une ou plusieurs BDESE.
– Paramétrez un logo afin de personnaliser l’affichage des indicateurs,
– Ajoutez vos propres indicateurs tels que ceux de votre bilan social pour une partie ou pour l’ensemble de vos entités,
– Créez de nouvelles rubriques via les domaines et sous-domaines personnalisés.
Exportez vos données
L’application prévoit la possibilité de télécharger les données au format Excel ou PDF. Cette fonction peut être restreinte à certains profils d’utilisateurs et limitée au format PDF. Les nom et prénom de l’utilisateur qui a effectué le téléchargement ainsi que la date de l’opération sont inscrits dans les fichiers téléchargés.


Effectuez toutes vos actions de manière sécurisée
Votre base de données unique est hébergée en France sur une plateforme à haute disponibilité et à haute sécurité. Pour chaque entité, vous créez vos comptes utilisateurs et délivrez vous-mêmes les habilitations en mode lecture ou écriture.
Tout accès à votre BDESE nécessite une authentification individuelle et nominative.
Les communications avec l’application sont, par ailleurs, sécurisées (utilisation du protocole de communication HTTPS).
Faites valider une charte de confidentialité à vos collaborateurs
Les utilisateurs sont invités à signer une charte de confidentialité lors de leur première connexion. Cette charte a été rédigée par notre partenaire, le Cabinet d’Avocats ORATIO. Vous avez la possibilité de la modifier.


Informez automatiquement vos utilisateurs des mises à jour
Paramétrez vos notifications automatiques afin d’avertir vos utilisateurs de la mise à jour de documents ou des données.
Définissez pour chaque notification la fréquence d’envoi et la population cible.
Accompagnement et support
Nos experts vous accompagnent et vous forment à la prise en main de la solution BDESE.
Nous mettons également à votre disposition :
– des vidéos tutorielles,
– un guide utilisateur,
– un guide de résolution des problèmes,
– un support en ligne destiné à l’administrateur de l’application.

Des modules optionnels pour enrichir votre BDESE
Instance de serveur indépendante
Déployer votre BDESE sur une instance indépendante dotée d’un système de répartition de charge.
PRA (Plan de Reprise d’Activité)
Augmentez la sécurité et la résilience de votre BDESE avec un PRA. Un test d’accident est compris.
SSO Standard
Accédez à votre BDESE via SSO SAML (accès à plusieurs applications avec une seule authentification).
Interface d’import
Importez automatiquement vos données dans la BDESE depuis des logiciels tiers.
Profil Valideur
Gérez un workflow de validation des données avant publication.
SSO Spécifique
Accédez à la BDESE avec une seule authentification via votre SSO spécifique.