DSN Déclaration sociale nominative : De quoi parle-t-on ?
Depuis toujours, les services de ressources humaines se doivent d’être énormément polyvalents et réactifs au quotidien. L’ensemble des tâches et responsabilités, auxquels ils sont soumis, s’additionnent à un cadre légal toujours plus exhaustif. De quoi constituer une véritable charge mentale pour l’ensemble des services RH.
Parmi leurs tâches parfois chronophages, on identifie l’alimentation de la Base de Données Economiques, Sociales et Environnementales (BDESE). En effet, même si la BDESE est un outil indispensable au bon déroulement du dialogue social, il n’en reste pas moins conséquent.
Conscient de la diversité des missions RH (paie, dialogue social, recrutement, congés, RSE…), il est nécessaire de capitaliser son temps sur des tâches à valeurs ajoutées ; reste pour cela à dépasser la contrainte des saisies et imports de données. Mais comment faire concrètement ? Comment l’alimentation automatisée des données sociales peut aider à gagner du temps ? Découvrez à travers notre article toutes les réponses aux questions que vous vous posez sur la DSN et l’automatisation des données sociales dans votre BDESE.
Qu’est-ce que la DSN / Déclaration sociale nominative ?
Définition de la DSN
La Déclaration Sociale Nominative, anciennement appelée DADS-U (Déclaration annuelle des données sociales unifiées), est une extraction des données issues de la paie qui regroupe les informations sociales de chaque collaborateur. Introduit par la loi relative à la modernisation et simplification des formalités le 22 mars 2012, la DSN est définie par le Code de la sécurité sociale.
La DSN est donc un fichier informatique que l’employeur a la charge de construire et de publier chaque mois sur net-entreprises.fr. Destinée aux organismes sociaux, elle est depuis janvier 2017 une obligation légale pour toutes les organisations privées, publiques et associatives.
Quels sont les objectifs de la DSN ?
Selon l’article de loi n°2012-387 du 22 mars relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives (Chapitre II, 1er alinéa de l’article 51), l’alimentation de la DSN a pour fonction :
- De calculer vos cotisations sociales ;
- D’informer automatiquement les organismes de protection sociale (pôle emploi, CPAM, URSAFF…) des données relatives aux salariés (numéro de sécurité sociale, rémunérations, arrêt maladie, congé maternité/paternité) ;
DSN : Qui est concerné ?
Toutes organisations employeuses, privées, publiques et associatives, sont soumises à la DSN.
Comment déclarer votre DSN ?
La DSN doit être effectuée chaque mois par le service Ressources Humaines ou un expert-comptable sur net-entreprises.fr pour le régime général ou sur le site de la MSA (Mutualité Social Agricole). Pour cela, vous devez vous créer un compte professionnel.
Attention : La DSN s’effectue individuellement pour chaque numéro de SIRET (numéro d’établissement) et non par numéro de SIREN. Par exemple, si vous possédez 5 établissements, vous devrez réaliser 5 DSN, soit une par établissement.
Toutes les informations relatives au suivi de votre déclaration seront alors disponibles dans votre tableau de bord (net-entreprise.fr). Il est donc important de venir le consulter régulièrement afin de prendre connaissance des retours, des signalements ou encore des bilans d’anomalies en cas d’écart.
BDESE : Comment alimenter automatiquement vos données ?
Il existe différentes méthodes pour alimenter la BDESE, chacune ayant ses propres avantages mais aussi certaines limites du fait de leur périmètre.
L’alimentation manuelle
La méthode la plus courante consiste à importer manuellement des données RH ou liées à l’activité à partir de fichiers bureautiques et de les retravailler dans la Base de données économiques sociales et environnementales. Une solution peu réaliste en raison du risque d’erreurs qu’elle engendre. De plus, cette méthode est bien souvent très chronophage.
L’alimentation via les données de la paie
Les entreprises peuvent importer les données brutes de paie. Si l’import des données de la paie apporte une réponse satisfaisante aux structures complexes, elle représente toutefois une charge de travail conséquente en amont pour le service SIRH. Elle n’est donc pas toujours adaptée aux plus petites structures ne disposant pas de tel ressources. Il est toujours possible de faire appel à des experts afin d’accompagner le service Rh dans cette tâche, mais elle n’en reste pas moins couteuse.
L’alimentation automatisée via la DSN
Pour mieux répondre aux besoins d’optimisation des plannings RH et de gain de temps, la troisième méthode consiste à automatiser l’import des DSN.
Il y a encore quelques temps, les données sociales présentes dans la DSN et les données sociales présentes dans la BDESE se différenciaient par leurs affichages ou encore leurs calculs. Grâce à l’évolution du cadre légal au cours des dernières années, elles sont désormais plus unifiées.
Les DSN étant un reflet exact de la situation sociale des salariés d’une organisation, il ne reste plus cas les calculer automatiquement afin d’alimenter la BDESE. Ainsi l’alimentation automatisée via la DSN apporte rapidement une réponse satisfaisante aux structures. Grâce à l’évolution du cadre légal en matière de données sociales, l’alimentation via la DSN est alors la méthode la plus pérenne.
L’alimentation via des entrepôts de Business Intelligence et Datawarehouses
Enfin, la dernière option est d’alimenter certaines données à partir des entrepôts de Business Intelligence et Datawarehouses. Cette méthode est parfois inévitable pour certains indicateurs complémentaires qui n’existent pas dans les données brutes de la paie. Par exemple, les données de sécurité ou d’impact environnemental. En revanche, elle reste plutôt réservée aux grands comptes du fait des projets longs et coûteux qu’elle génère pour toutes les équipes.
La solution alcuin BDESE
Notre solution BDESE est reconnue à la fois pour sa capacité à s’adapter aux exigences de chaque organisation et également pour le gain de temps qu’elle représente. Notre force réside dans le pouvoir d’automatiser la DSN ou l’import des données brutes de paie en nous adaptant très rapidement à la structure du fichier fourni par chaque organisation.
Cette capacité à automatiser l’import permet ensuite aux équipes RH de se concentrer sur l’enrichissement des indicateurs et de capitaliser son planning sur des tâches à valeurs ajoutées. Les informations sont alors accessibles par les élus disposant des droits d’accès appropriés en un clic dans la solution.
L’alimentation automatisée de la BDESE alcuin avec les DSN ou les données brutes de paie en fait aujourd’hui la solution la plus personnalisable. En venant charger les données automatiquement, il est possible d’alimenter l’année en cours et les deux années passées en seulement quelques clics. Les équipes RH gardent la possibilité de modifier certains indicateurs si besoin.
Nous pouvons d’ailleurs rappeler les propos de Céline Ducros, chargée RH et paie pour Travaux.com : « La solution est intuitive et la navigation parmi les différents indicateurs est simple. Le chargement des données est grandement simplifié grâce aux fonctionnalités avancées de l’outil. »
