Comment générer son bilan social à partir des données de la BDESE ?
Il est vrai que de prime abord, la BDESE et le bilan social semblent avoir plus de 80% d’indicateurs en commun. Sachant que la constitution du bilan social est toujours chronophage pour les équipes RH pendant les mois de mars et avril, n’y aurait-il pas un moyen d’optimiser le temps consacré à ces deux obligations légales ? En effet, plutôt que de traiter les deux sujets séparément, on aurait intérêt à s’appuyer sur la BDESE pour générer le bilan social plus facilement…
C’est en tout cas ce que nous avons souhaité proposer à nos clients en faisant évoluer notre solution BDESE pour qu’elle puisse créer le bilan social à partir de toutes les données déjà mises à jour afin que les équipes RH n’aient plus qu’à l’ajuster, le commenter et le publier.
Rappel : la définition et le cadre légal du bilan social
Le bilan social est une obligation légale pour toutes les organisations publiques, privées ou associatives qui dépassent le seuil de 300 collaborateurs pendant au moins une année complète. C’est bien la notion de structure ou d’entité qui est prise en compte dans la définition de ce périmètre et de « photo sociale ». Autrement dit, un groupe de 1 500 personnes avec plusieurs établissements de plus de 300 collaborateurs devra produire plusieurs bilans sociaux.
Le bilan social est établi chaque année et regroupe un certain nombre de données chiffrées afin d’apporter une vision globale de la situation de l’entreprise et de sa « santé sociale » sur les trois dernières années. Ce document est destiné à être remis au CSE, aux collaborateurs qui en font la demande, aux commissaires aux comptes ainsi qu’aux actionnaires. Il doit d’ailleurs être envoyé au CSE le 15 avril au plus tard afin que les élus aient le temps d’en prendre connaissance avant la consultation de fin avril (sous peine d’encourir une amende de 75 000 euros).
Le cadre légal du bilan social est posé depuis longtemps puisque sa création remonte à plus d’une vingtaine d’années. Il s’organise ainsi autour de sept chapitres illustrant la politique sociale de l’entreprise : l’emploi, la rémunération, l’hygiène et la sécurité, les conditions de travail, la formation, les relations professionnelles et les conditions de vie dans l’entreprise.
Son objectif est de servir de base de discussion entre les élus et l’entreprise, mais il peut aussi venir cristalliser le dialogue social comme on l’a vu récemment avec celui d’Amazon. En ce sens, les enjeux autour du bilan social sont donc très proches de ceux de la BDESE.
Bilan social et BDESE : quelles différences ?
La BDES, devenue depuis la BDESE pour intégrer des indicateurs environnementaux , est plus récente et si elle aussi était obligatoire pour les organisations de plus de 300 salariés à sa création, elle est désormais obligatoire pour toutes les organisations de plus de 50 salariés depuis juin 2015.
Les sept chapitres du bilan social ne sont pas organisés et suivis de la même manière que dans la BDESE alors que sur le fond, les indicateurs sont identiques pour environ 80% d’entre eux. Par exemple, la BDESE présente le nombre d’accidents du travail hommes et femmes, alors que dans le bilan social ce sera un taux d’accidentologie global. Une autre différence concerne la période de référence puisque le bilan social s’intéresse aux trois dernières années, tandis que la BDESE intègre une dimension prospective et élargi la vision jusqu’à six ans.
En revanche, la BDESE est réservée à une consultation par les élus voire les experts mandatés, tandis que le bilan social peut être diffusé plus largement en interne et même à l’extérieur aux actionnaires, à l’inspection du travail, etc. Il est donc essentiel de s’assurer que les indicateurs diffusés aux salariés via le bilan social sont bien les mêmes que ceux exploités par les élus, qu’il n’y ait pas d’erreur issue d’opérations de retravail des données par exemple.
Or, les équipes RH se retrouvent avec deux obligations légales très chronophages qu’elles traitent souvent séparément. Elles doivent chercher puis compiler des informations dans deux formats différents et ce, au détriment du temps passé à les analyser pour donner de la valeur aux chiffres. Sachant que de nombreuses PME et ETI le font encore sous Excel, voire pour d’autres dans le module bilan social de leur SIRH, elles auraient tout à gagner à ce que l’alimentation soit automatisée à partir des données existantes dans la BDESE.
La réponse simple et rapide d’alcuin pour générer votre bilan social depuis la BDESE
Notre partenariat avec le cabinet d’avocats Oratio, spécialisé en droit du travail, nous permet d’associer expertise juridique et expertise technique afin de mettre à votre disposition une solution logicielle BDES sans équivalent sur le marché. Nous suivons le rythme de la réglementation et de la jurisprudence pour faire évoluer la solution de manière continue. C’est dans cet esprit que nous avons enrichi notre solution BDESE pour vous permettre de générer le bilan social de manière simple et efficace.
À partir des données sociales renseignées dans la BDESE, les équipes RH peuvent lancer l’édition d’un rapport au format Excel avec le cadre légal qui sera chargé par défaut. Le classeur Excel ainsi généré intègre une page de garde, un sommaire et un onglet pour chacune des sept thématiques avec les indicateurs attendus. Les utilisateurs n’ont plus qu’à personnaliser les éléments de mise en page, affiner les indicateurs et commenter les analyses pour pouvoir diffuser le bilan social.